积极做好保全证据公证与现场监督公证工作 适应发展避免潜风险坚持全面公正服务于民
编者按：因保全证据公证与现场监督公证有交叉的特征、内容，在公证工作中注意辨析两者的关系具有重要的现实指导意义，特别是对于一些疑难公证案件的处理、责任认定，如何有效保障申请人的合法权益并在公证的同时最大限度注意防范并避免公证机构、公证员的风险显得尤为重要，这就要求公证员增强自身业务素质养成，严格依照公证法的规定予以审查并出具公证书牍。应该围绕保全证据与现场监督公证各自特征、相互区分的标定、转化的情形、程序性内在要求，持续探究公证中风险的及时防范与需要采取的相应措施。河南省濮阳市中意公证处全面贯彻执行《中华人民共和国公证法》，主任姬忠晓的《积极做好保全证据公证与现场监督公证工作 适应发展避免潜风险坚持全面公正服务于民》论文，从中可见他结合数十年来的公证工作经验和实践研究成果之一，这对深入开展并全面做好公证工作具有重要的现实意义。本报特邀记者朱建国和本报记者夏冰通过采访研究，提请建议本报编辑部特此发布姬忠晓论文其中的节选部分，愿大家都能从中获得良多教益和启示。
香港日报讯 本报河南濮阳2025年6月9日电【特邀记者朱建国、记者夏冰】河南省濮阳市中意公证处全面贯彻执行《中华人民共和国公证法》，数十年来持续注重结合工作经验和实践成果不断考察研究面临的新问题、新任务，其中主任姬忠晓的系列论文之一《积极做好保全证据公证与现场监督公证工作 适应发展避免潜风险坚持全面公正服务于民》，反映了该所公证工作经验和实践研究成果之一，对深入开展并全面做好公证工作具有重要的现实意义，愿大家都能从中获得良多教益和启示。
河南省濮阳市中意公证处主任姬忠晓在论文中指出，随着中国法制建设的发展，要积极适应并紧密结合国家民主法治建设的新进展、新成果，进一步增强社会主义法治理念，提高依法服务社会各项事业的水平。其中，民众往往会采用公证的方式来预防矛盾纠纷、维护合法权利。公证在现实中遇到了种种挑战和风险，应就保全证据公证与现场监督公证的概念、特征、区分标准、相互转化的情形、程序性要求进行系统性地阐述，以全面在公证实务中做好相应的防范风险工作，是很有必要的。姬忠晓强调指出——
应明确保全证据公证与现场监督公证的范畴和特征
一、保全证据公证是指在诉讼保全证据之外，公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请，对与申请人权益有关的、可能灭失或者以后难以提取的证据加以验证提取，以确认其真实性和证明力的活动。保全证据公证具有以下主要特征：
(一)具有非诉讼性，即当事人申请办理保全的证据不属于人民法院诉讼保全证据的范围，通常是在诉讼发生之前。
(二)具有时间的不可逆性，即必须是在证据存在时办理。
(三)证据必须有灭失或以后难以取得的客观可能性。
(四)当事人提出保全证据的行为必须与其合法权益有密切的关联。
二、现场监督公证是指公证机构对公司股东大会或发起人会议、创立大会以及招标投标、拍卖、抽签、开奖、评选、商品抽样、检测、投票选举等活动的程序进行现场监督，并对活动结果予以确认、公证的活动。现场监督公证具有以下主要特征：
(一)现场监督公证的证明对象是有关现场活动的实体和程序的真实性和合法性。
(二)现场监督公证审查的原则是实质性审查，并非形式审查。
(三)现场监督公证进行实质性审查的内容。
应综合考察保全证据公证与现场监督公证的区分
保全证据公证与现场监督公证的特征，较容易对两者进行区别。但是，现场监督公证要对现场形成的证据进行一定形式的固定，而保全证据是许多现场监督公证的外在形式。因其相似性，许多特殊公证事项是属于保全公证还是现场监督公证就产生了识别困难。通过公证实践可以从如下几方面进行综合考察区分：
一、应考察区分公证在所处事项中是被动的还是主动的地位。如果公证在事件中的角色是被动的，则属于保全公证;如果公证员在此类事件中的角色是主动的，则属于现场监督类公证。
二、应区分考察对公证事项是进行实质性审查还是形式性审查。如果对公证事项的审查是形式性审查，则属于保全公证，因为保全公证对原因行为的审查理应是薄弱的;如果对公证事项的审查，必须采取实质性审查的话，则属于现场监督类公证。
三、应明白公证员是旁观还是亲自操作，如果公证员可以亲自操作公证其中的具体环节，则属于现场监督类公证;如果公证员不宜参与操作其中的环节，则属于保全公证。当然，此标准在实践中要根据具体情况具体分析。
应把握好并遵循保全证据公证和现场监督公证的程序性要求
保全证据公证和现场监督类公证已成为公证机构的主要业务，种类多，时间紧，涉及面广，政策性强，社会影响大，公证人员介入后应当始终保持监督者的身份，认真审查，遵循行为规范，确保在坚持公平、公正、公开的原则下进行。保全证据公证证明的核心内容是提取、固化客观存在的证据，而现场监督公证的核心内容是证明当事人的行为符合法律规定和事先公布的规则。保全证据公证与现场监督公证有许多相似之处，但证明对象、出证条件、办证要求等有明显区别，应该把握好并遵循保全证据公证和现场监督公证的程序性要求。
一、保全证据公证是为了解决、预防纠纷所生，及时作为证据在法庭上出示并接受相对人的质证。公证处应在保全证据时除做好必要的主体审查、利害关系审查外，务必针对保全目的、要求，遵守公证程序，采取相应的保全措施，以确保保全对象真实客观，保全手段依法、合法。根据中国公证协会《办理保全证据公证的指导意见》，面对不同的保全对象，公证处应根据具体情况采取临时封签、制图、拍照、录音、录像、复制、封存、非专业性鉴定和勘验、制作笔录等方法和措施。虽然《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》上明确“已为有效公证文书所证明的事实”当事人无需举证，但由于保全证据公证只是形成证据，并不直接证明证据所指向的事实，保全证据公证只是证明证据的形成过程的真实性、合法性，因此，当事人只是免除了证据取得的真实性的举证义务，并不意味着保全对象在证据类型上可以自由转化，而不影响证据的证明力。需要注意以下几种常见保全证据公证时的主要问题：
(一)在物证类的保全中，拍照、录像与制作现场记录是最基本的保全方式。公证员在这类公证保全中的作用有限，主要集中于保全内容的掌握方面。保全过程中形成的照片、录像带属视听资料证据，根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》，物证的证明力一般大于视听资料。但是，往往无法收存原物，使证据(物证)在使用过程中的证明力发生了下降。
(二)在书证的保全实践中，主要应用于复制文书档案材料，也有申请人因原件份数有限或原件由他人收执而申请办理书证保全。其实只是证明了复印件与原件相符或文书上的签名、印鉴的真实性。经过公证的书证证明力一般大于其他书证，应该在书证保全公证书中务必说明已经公证处审查的内容，明确公证证明内容，避免当事人借用公证提升其书证的证明力。
(三)在证人证言、当事人陈述保全中，证人证言是民事诉讼中的证据类型，在公证业务中强行套用该概念，会给业务带来诸多问题。证人证言、当事人陈述保全由公证员亲自接谈，制作或整理谈话记录(或证人证言、当事人陈述等)，在公证书中证明所附记录系与证人(或当事人)接谈中现场制作，记录上证人(或当事人)的签字属实。这类公证或存在证言的“泛书证化”问题。公证员毕竟不是诉讼人，不体现“询问与质证”的过程，其对案件有关事实的再现取决于公证员的询问技巧与证人，不体现“询问与质证”环节，证人证言就成了“泛化的书证”。此属当事人或相关人就其所致某事情形的公开表述，公证员询问取证过程，在保全方式上以录音为主，记录为辅。
(四)在行为的保全中，诸如邮寄送达、隐名购物、电话录音等均为常见的行为保全证据公证，与现状保全是保全证据的主要类型体现。行为保全指向当事人的为或不为，使得其与现场监督容易发生混淆。在当事人通过某单位局域网发送了邮件的情况下，此邮件不一定能发送到目的邮箱，作为保全证据公证，公证机构可以直接证明当事人的发送行为，而在现场监督中，当事人发送邮件的行为会因存在漏洞而被要求更正。行为保全在保全方式上往往采用制作现场记录、摄像、拍照等方式，这作为“已为有效公证文书所证明的事实”而免除了当事人进一步举证的义务。
(五)在网络、邮件、手机短信等电子数据的保全中，电子数据表现形式的多样性将是保全公证的难点及未来的雷区。在这类保全证据中，往往采用打印、摘抄、拍照，甚至摄像等方式，这些都在改变着证据的存在状态，其实质是采用相近似的表现形式来固定、再现证据中对于当事人有意义的一种表现形式，由此经过保全后重新形成的证据已经失去了原证据的特征。随着电子数据日益与生活亲密接触，人们可以准确地使用电子数据。笔者认为，在公证文书的表达方面应以简洁、准确为追求，而秉弃机械、繁琐的表述。简单的，采用目的(结果)性行为的表述，会让公证文书的重点更加明显和突出。
二、是如股份公司成立大会公证属实质性审查的现场监督类公证。公证员要在股份公司成立大会的公证审查中，审查该公司成立的一切法律文件，保证表决程序和表决结果的合法性，而不仅是固定现场发生的情况。在办理现场监督公证时需要注意的问题主要是：
(一)公证员要当场确认活动是否合法并当场宣读公证词;现场监督类公证通常涉及不特定的多方主体的利益，而公证机构未可对这些参加主体的意思表示进行核实;申请公证的活动通常无法重复或重复成本极高，如出现瑕疵还可能导致重大纠纷。因此，中国公证协会《办理保全证据公证的指导意见》规定此类公证应由二人办理。
(二)当事人就整个活动中的某一环节申办公证，公证机构也可以予以办理。公证机构应在宣读的公证词和出具的公证书中，明确列明证明的内容。公证机构对未参加监督的环节不予办理;对公证词和公证书未列明的证明内容不承担责任。如果有证据表明在申请公证的环节之前的活动违反法律、活动规则或存在舞弊，以及公证机构认为只对某一环节公证会引起公证事项的利害关系人难以消除误解时，公证机构应当不予办理公证。
(三)公证机构事先在对活动规则进行审查中，不仅要审查当事人拟定的规则是否合法与公正，还应关注其规则的可行性和现场可能发生的突发事件的应对措施。
(四)在公证机构进行现场监督过程中，根据《公证程序规则》第52条第2款的规定，“承办公证员发现当事人有弄虚作假、徇私舞弊、违反活动规则、违反国家法律和有关规定行为的，应当即时要求当事人改正;当事人拒不改正的，应当不予办理公证”以外，如因技术原因或人为再继续进行。
(五)公证机构即使自始至终参加申请公证的活动，也绝非对活动的一切内容进行审查、监督和证明，专业技术领域的内容不属于公证监督范围。
(六)现场监督过程中，公证机构仅是监督当事人是否遵循公布的规则。
应注意观察保全证据公证与现场监督公证的相互转化问题
一、公证员可以对于一些疑难公证事项选择以保全证据的方式进行公证处理，也可以选择以现场监督公证的方式处理。如公司创立大会公证组织者不能提供完整的材料供审查，而坚决要求对现场状况进行保全时，可以考虑保全证据的方式。一旦采用保全证据的方式，则意味着形式性审查，对会议的程序和表决结果的合法性不再负保证责任。对于某类公证，是采用保全证据还是现场监督形式，我国法律并未明确规定。
二、选择以实质审查为核心的现场监督公证还是以形式审查为核心的保全公证?要综合考虑公证风险、公证信赖者利益等因素来决定。比较式公证是一种新型公证类型，如汽车耗油量的测试公证。此类公证可以采用现场监督的形式，严格审核其活动规则合法性、合理性和可操作性，必要时可邀请专家给予专业意见。也可以采用证据保全的形式，仅对活动发生的事实进行公证固定。但是，这类比较式公证如果仅采取证据保全的方式，有潜在造成公证的风险。如某公证处所进行的电单车最长行驶时间的测试公证，就无法排除电单车的电池是特制的可能，如果仅是进行简单的证据保全，则会误导消费者。这些特殊的疑难公证事项存在公证风险、误导公证信赖者利益的情况下，应采用现场监督公证形式而不宜采用保全公证形式。
三、在实践中，保全公证和现场监督的转化主要是由现场监督向保全公证的转化。在排除公证风险、不存在误导公证信赖者的情况下，这种转化必须在公证程序上体现出来，在公证申请时要确定公证范围、特定目的，同时要尽到充分告知义务。例如，公司创立大会因不能提供完整材料而由现场监督形式转为证据保全形式时，在程序上必须要求当事人陈述正当理由，确定公证范围，办理此公证的特定目的，并告知其该证据具有证明效力，但不保证表决结果的绝对适法性。
公证作为法律制度下的一种服务，必然经历一个继续发展完善的过程。公证机构在办理公证事项时，要特别精心、细心、耐心，公证员要对当事人申办的公证事项进行全面的实质上的审查，确保公证的真实性、合法性、确定性，既要保护申请人的合法利益，又要适应社会发展需要，提供给当事人安全、方便的公证服务，尽可能避免潜在纠纷、风险，让公证事业工作始终公正服务于民，为中国特色社会主义事业发展进步积极提供全面服务。
姬忠晓，男，汉族，1976年8月出生于河南省滑县，1996年10月加入中国共产党，1994年12月入伍到中国人民解放军第二十集团军炮兵旅服兵役三年期间连年被评为“优秀士兵”，具有郑州大学法律专业本科学历、法律职业资格A证、三级公证员职称，有二十五年的公证工作法学理论和实践经验，现为中国法学会会员，担任河南省濮阳市中意公证处主任、党支部委员。
姬忠晓领率河南省濮阳市中意公证处及属员等一起，年均受理、经办、审理各类公证事项三千余件，结合工作研究先后撰写并发表有《〈公证创新发展，服务回报社会〉在民法典整体编纂通过之前对公证制度法律价值的再认识》，《试析〈审理涉及公证活动相关民事案件的若干规定〉》，《试析〈关于公证债权文书执行若干问题的规定〉》，《律师调查笔录公证服务的价值》，《股权转让确认协议公证》等系列论文。在解决新发展领域的公证上具有研究、解析和处理新公证业务中疑难重大问题的学术理论水平。还先后受邀多处多次讲授公证员培训课程。他自觉坚持在公证执业中积极履行社会责任，恪守公证职业道德和执业纪律，忠诚履行公证的初心和使命，彰显优秀的职业道德和敬业精神，在依法公证上勇毅前行，积极发挥先进示范特色作用，先后获得濮阳市“优秀普法讲师”、“优秀监督员”、“司法行政工作先进个人”、“优秀共产党员”等荣誉称号。